É fato, o planejamento fortalece todo tipo de trabalho – ainda mais em situações emergenciais. Ao tomar como base a experiência das empresas públicas e privadas de saúde durante a pandemia de Covid-19, fica claro que o preparo de equipes e da rede assistencial é o primeiro passo para um plano de contingência bem sucedido. De acordo com Carlos Loja, diretor executivo da Rede Assistencial do Sistema Hapvida, a palavra chave nestes momentos é antecipação. “A habilidade de antever obstáculos e desafios aos quais estamos expostos gera mais rapidez na solução do problema”, afirma o diretor.
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Toda crise representa um desafio extremo para empresas de todos os portes e segmentos. Isso porque a capacidade de adaptação a um novo cenário normalmente impõe a adoção de mudanças à cultura corporativa.
“Independente da empresa ser pública ou privada, os princípios que regem a gestão de crise são os mesmos, seja ela uma pandemia ou outras formas de catástrofe como um incêndio, uma inundação ou a queda de energia em uma grande cidade. Primeiramente, os gestores precisam ter a flexibilidade necessária para tomar decisões diante de cenários que podem mudar de um dia para o outro”
Carlos Loja, diretor executivo da Rede Assistencial do Sistema Hapvida
Além da priorização, durante o gerenciamento de crise é fundamental o estabelecimento de uma célula de crise, ou seja, um grupo de pessoas com a divisão de tarefas pré-estabelecidas e um fluxo de comunicação que deve seguir uma hierarquia clara. Nesta lógica, cada item deve ser solicitado em uma determinada ordem, assim, diariamente durante a gestão da crise, pautas prioritárias são selecionadas e executadas em um dia de cada vez. Isso é importante para que se possa focar no cenário vivido naquele momento e assim se chegar às ações e respostas necessárias. No dia seguinte, a célula analisa os resultados obtidos e o planejamento segue desta forma até que a crise seja totalmente contornada.
Os principais conceitos para agir em toda crise são priorização, flexibilidade, adaptação e dinâmica. “Sem dúvida a maior herança que nós estamos recebendo com a pandemia é o aprendizado adquirido. Nós avançamos muito no entendimento de como mobilizar equipamentos, equipes, insumos, alocar pessoas, capacitar os profissionais – este é um legado que fica para sempre”, afirma o diretor.
Segundo ele, dentro do planejamento estratégico do Sistema Hapvida, existem diversas iniciativas que abordam a promoção de saúde como prevenção de doenças específicas, além da promoção do comportamento saudável como um todo. “A nossa empresa tem uma responsabilidade social que envolve o incentivo de boas práticas e a educação não só dos nossos beneficiários, mas através deles e dos nossos canais, fazendo um chamamento para que essas condutas sejam incorporadas ao dia a dia de todos”, explica.
Experiência com Manaus
O auxílio do Hapvida a Manaus durante a crise sanitária instaurada na cidade, capacitou o Sistema a responder melhor a qualquer eventualidade que aconteça. “Atualmente nós fazemos o acompanhamento diário dos indicadores que geram gatilhos para acionar toda a mobilização necessária para se instalar um atendimento adequado. Manaus, particularmente, nos apresentou desafios como por exemplo o de logística diferente de outras cidades do Brasil por estar localizada no meio da floresta amazônica”, conta o diretor. Pelo acesso por terra ser praticamente inexistente, o aprendizado da empresa em termos de logística foi imenso. A maioria dos insumos que foram enviados por via aérea, tanto em aeronaves da companhia como por fretamento para atender às demandas.
“Lá nós tivemos a oportunidade de abrir um hospital de 120 leitos em 5 dias – em tempo recorde nós tivemos que lidar uma imensa quantidade de processos, pessoas e recursos para que a missão fosse cumprida. Além disso, praticamente dobramos da capacidade de atendimento que nós tínhamos em cerca de 7 a 8 dias”
Carlos Loja, diretor executivo da Rede Assistencial do Sistema Hapvida
Quando bem gerenciada, toda crise proporciona aprendizado em velocidade de tomadas de decisão, mobilização de recursos e pessoas. O Sistema Hapvida tem equipes por todo o país que ao longo do último ano conviveram longamente com a Covid-19 e aprenderam muito sobre o tratamento de pacientes portadores da doença. Segundo Carlos Loja, durante a crise de Manaus, foi possível mobilizar diversas equipes de saúde para dar atenção aos pacientes manauaras – foram enviados profissionais de Fortaleza, Goiânia, Recife, Salvador, São Paulo, Ribeirão Preto, além de outras regiões do Brasil.
“Eu próprio passei 13 dias em Manaus acompanhando os trabalhos. Foi uma experiência sem precedentes para a nossa empresa porque, por mais que nós tenhamos sempre primado pela eficiência e velocidade, o trabalho lá pôde nos ensinar que podemos melhorar. Mas mesmo com tantos desafios, nós conseguimos proporcionar atendimento de qualidade a todos os nossos beneficiários. Estamos muito satisfeitos com o trabalho realizado lá”, conta o diretor.
A experiência em Manaus tem rendido boas práticas a outras unidades do Hapvida no Brasil. “Ao conhecermos melhor os gatilhos da doença, nós já abrimos leitos de terapia intensiva mesmo antes de haver necessidade, simplesmente por observar o comportamento da curva de contágio. Para isso, já montamos escalas de equipes, equipamentos, insumos, logística de farmácia e processos internos para podermos andar na frente das demandas criadas pelo alastramento da doença. Nós aguçamos a nossa capacidade de antever o agravamento das situações”, explica Loja.
No momento de crise, além de observar os indicadores é preciso discernimento para saber separar os de processo daqueles que são de resultado. Todos os números precisam ser analisados em um contexto. É muito importante verificar qual medida estará diretamente relacionada ao desfecho dos objetivos buscados.
Não se pode negar o legado da pandemia. O avanço da tecnologia e a consolidação do setor já está acontecendo. Novas linhas de pensamentos alinhadas a uma governança corporativa mais estruturada e competente podem garantir um maior preparo para que as empresas possam responder de maneira mais rápida a possíveis crises. Carlos Loja finaliza afirmando que, culturalmente, talvez o nosso país nunca tenha se preparado para o pior, apesar de já terem surgido diversas oportunidades para isso.
“É primordial que neste momento todos os órgãos públicos e privados se engajem na tarefa de planejar e pensar que cenários difíceis podem ocorrer. Somos um povo otimista por natureza, mas se estivermos preparados para grandes dificuldades, se tivermos os recursos providenciados ou contratados, será possível responder com mais eficiência ao reveses da vida, pelo bem de todos”
Carlos Loja, diretor executivo da Rede Assistencial do Sistema Hapvida